二人で考えすぎるブログ

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仕事の効率化を図るには?

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こんばんは。最近パクチーとセロリが食べられるようになった十専口人です。

さてさて、、、昨日の宇井都に続き、、、、今日のブログ担当を忘れていました!!!(笑)いやー忘れていたというより、今の今まで仕事でやる暇が無かったんですよーToT

なので今回は私も過去のストックから流用させていただきます。本当ごめんなさい!><次は新ネタを書きます。

仕事の優先順位を付けるのも一つの能力

仕事の順位付けが上手い人は、他の人の何倍もの仕事を同時進行で行なっています。逆に順位付けが下手な人は、いつまでも一つの仕事だけをやっています。これって、仕事全体の流れが見えているかどうかがカギなんじゃないかなと思うのです。私も仕事全体を意識し始めてからは、格段に作業効率が上がった気がします。それは、誰から教わるわけでもなく、大量の仕事を裁いている内にいつの間にか身についていたものです。このことについて改めて考えてみると、私自身が一日の仕事にある程度の流れとポイントを作っていることが分かりました。

【仕事の流れとポイント】

  1. 朝、1日のやるべき事項を頭で反復する。
  2. メールチェック。新たにやるべき仕事が増えていないか確認する。
  3. 他の人に振れる仕事かどうかを判断。振れる仕事なら真っ先に振る。
  4. 他の人に振れない仕事で、尚且つ、次の人が待っている仕事を先にやる。
  5. 日中、相手と連絡とれる時間帯に確認するべき事項を押さえる。相手の確認が必要なものは優先的に行う。
  6. 数分でやれる仕事なら、他の仕事の途中でも先に終わらせる。
  7. 相手と連絡とれる時間を過ぎたら、自分だけでできる仕事をやる。
  8. 夜の内に、他の人に振れる仕事はメールで振っておく。
  9. 残った仕事を明日に回してもよいか判断する。迷うレベルなら、明日に回す。
中でも大事なのは

納期の関係や緊急時は別だが、基本的にはこんな感じです。
そして、複数の仕事を同時に進行はさせるが、絶対に同時にはやらない。必ず一つずつ区切りを付けることを心がけています。区切りを付けずに次にいくと、その仕事はいつまで経っても終わりません。次の段階にいくまでは、一つの仕事に集中しきちんと丸をつけることが大切です。ここでポイントだと思うのが6番。もし数分でやれる仕事なら、例え途中の仕事があっても真っ先に終わらせた方が良いです。後回しにしていたら、絶対にその仕事は終わりません。

最後に

仕事の効率化の方法は人それぞれあると思います。どれが正解というわけでもなく、自分に合ったやり方を見つけるのが一番良いです。そして身体が覚えるぐらい、その方法を何回もやり込むことが仕事効率化の秘訣だと思います。

 

とか偉そうに言いながら効率化図れてないから、今の時間にブログ書いてんだろう、っと突っ込みをいれられたら、ぐうの音も出ません(笑)

 

by 十専口人