二人で考えすぎるブログ

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伝わるプレゼンテーションとは?

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こんばんは。いちご練乳氷の代わりに「いちごがおいしい白くま」にはまっている十専口人です。

現在の仕事で、様々な人へプレゼンしたり、されたりする機会が増えました。そして、感じるのは、伝わるプレゼンと伝わらないプレゼンがあるということです。伝わるプレゼンをするにはいくつかコツがあります。今回は私が思うプレゼンのコツをまとめてみました。

①単純な言葉を使う

よく業界用語やIT用語を駆使するとカッコイイと勘違いしている人がいます。私が思うに、子供でもおじいさんでも分かる言葉で説明する方がよっぽど難しく、それをできている人の方がカッコ良いです。要するに、独りよがりになってはいけないということ。プレゼンは、相手に伝える為にやるものです。伝わらなければ、やる意味がありません。より簡単に単純に説明するというのは、本質が分かっていないとできない事です。より簡単に表現する為にはどうしたら良いかを考えていくと、自然と本質が掴めるようになり、伝わる話し方ができるようになります。

②間を置く

どこでも間を置けば良いというものでもありません。ポイントは、シーンの節目節目に置くということです。また、間の長さも重要です。節目である度合いが高いところ程、間は大きく開けた方が良いでしょう。これは全体の流れをいかに把握できているかという事に起因します。このシーンが全体の中でどのような役割なのか、その前後とどういう関係性があるのか、その理解度によって間の取り方も変わってきます。間とは、話し言葉を相手の耳にスムーズに入れる為に、文章にリズムを作る作業です。また、相手に理解させる為の時間を取る作業でもあります。

③読むと話すの違いを理解する

プレゼンテーションでよく多いのが、事前に用意した原稿を読むという事です。その方が失敗は少ないかもしれません。ただ、それで相手に伝わるかというと、そうではありません。文章を「読む」と「話す」とでは、同じ行為の様に見えても、結果はまるで違います。それは、聞く相手の働かせる機能が変わってくるからです。文章を読むと、相手はその文章の意味を正確に把握しようとする力が働きます。なので、内容の理解よりも先に、文を記憶しようと神経を集中させる為、理解が遅れてしまいます。逆に「話す」になると、相手は話のニュアンスを理解しようと機能が働きます。文言一つ一つは覚えられないでしょうが、話全体の趣旨を理解しようと意識を集中させる為、内容を把握されやすいです。文脈をストーリーとして覚えようとするので、こちらが何を伝えたいのかが伝わりやすくなります。

④対話をする

③の延長にもなるのですが、相手と対話することを心がけることです。プレゼンとは、最初にこちらが一方的に話す事が多いでしょう。なので、説明することに一生懸命になる人がほとんどです。原稿を読んでいる人は、尚更そうなるでしょう。しかし、相手に伝えたいという気持ちがあるならば、プレゼン中も相手が理解できているのかを感じながら話す事が大切です。それは、相手の表情や仕草を見ると分かってきます。資料をじっと眺めたり、首を傾げたり、前のページを読み返したり。そう感じた時は、より説明を丁寧にしたり、質問を投げかけてみたりするのも大事です。一方的に話すとは言っても、プレゼンは相手ありきです。相手の理解度を感じながら、それに合わせて話をするのも伝わるプレゼンのコツです。

⑤具体例を出す

プレゼンテーションの資料は、より端的に簡潔に文言を書いていることが多いです。ですので、そこには具体性が欠けている事が多いです。資料を元にプレゼンをする際は、具体性を重視しながら話すのを心がけると良いです。例え話や、具体的な事例を紹介しながら話すことです。映像や物のサンプルを見せるのも効果的です。ポイントは、今回のプレゼン内容を相手が実施するとどういう風になるのか、をイメージさせることです。相手の頭の中に実用した場面が描けなければ、そしてそれが良いと思われなければ、プレゼンが採用されることはありません。

相手と対話する

プレゼンに限らず、相手がいればそれは対話であり、いかに相手の事を考えられるかが、伝わるポイントです。自分の伝えたいことを一生懸命考えるよりも、相手の立場や背景、現状を理解することに時間をかけた方が、伝わるものができます。要は、何の為にプレゼンを行うのかということです。自分の為だと思っている人は、自分のことを一生懸命話します。相手の為だと思っている人は、相手のことを第一に考え、その為にやれる事を考えます。考える順番が違うわけです。その根本が、プレゼンのやり方にも表れてくるのだと思います。

 

by 十専口人